Hoy trataremos de entender ciertas características del IVA en Venezuela pero también le servirán para acoplar sus procesos administrativos a la declaración periódica de este tipo de impuesto.
Una de los aspectos que más valoran los clientes es la puntualidad y exactitud con que se calculan sus obligaciones fiscales, entre ellas la declaración mensual del IVA. Esta declaración debe verse como el resultado de aplicar ciertos procedimientos administrativos de forma tal que, a final del período, las cifras se encuentren listas para ser procesadas fiscalmente. Para ello, vamos a enumerar los puntos a tomar en cuenta:
- Su empresa no paga el IVA, quienes lo soportan son sus clientes, sin embargo, este impuesto si es un aspecto fundamental en el flujo de caja, sobre todo para los agentes de retención de este tributo.
- En Venezuela son agentes de retención del IVA aquellas empresas que han sido designadas como tales por la Administración Tributaria (SENIAT), bien en función de su facturación o bien por sus funciones públicas o por el desarrollo de determinadas labores privadas, por ejemplo, los adquirientes de metales y piedras preciosas, cuyo objeto principal sea su comercialización.
- Los agentes de retención del IVA están obligados a retener el 75% del IVA facturado por sus proveedores y enterarlo a la Administración Tributaria quincenalmente. La retención del impuesto debe efectuarse cuando se realice el pago o el abono en cuenta, lo que ocurra primero. Es decir, si la factura se cancela de contado no hay efectos significativos sobre los niveles de tesorería pero, si es a crédito, el pago de la retención representa una salida de efectivo “adelantada” con respecto al pago total de la factura que será cancelada a 30 o 45 días.
- La retención puede ascender al 100% del IVA cuando:
- El monto del impuesto no esté discriminado en la factura
- La factura no cumpla los requisitos legales exigidos
- El proveedor está sujeto al 100% de retención según información suministrada por el portal web de la Administración Tributaria
- Se trate de adquisiciones de metales y piedras preciosas, cuyo objeto principal sea su comercialización.
- Si a su vez el agente de retención le vende a otros contribuyentes especiales la situación del flujo de caja se complica, ya que le será retenido el 75% de sus facturas y esto mermará considerablemente su saldo en banco. Por otro lado, es muy posible que se generen montos importantes de retenciones acumuladas por descontar.
- El contribuyente podrá solicitar la recuperación total o parcial del saldo acumulado de retenciones ante la Administración Tributaria, quien verificará, entre otros aspectos, que las sumas declaradas han sido debidamente enteradas por los agentes de retención.
- Como se desprende de los puntos anteriores, a fin de no llevarse sorpresas al momento del pago y que la tesorería de la empresa no se vea afectada negativamente, el tema del IVA debe ser cuidado día a día.
- El mantener su contabilidad al día es la herramienta fundamental para tener la información del IVA lo antes posible y así poder determinar, con suficiente antelación, posibles errores u omisiones.
- Calcule el monto a cancelar con suficiente antelación, esto evita sobresaltos de último momento y el tener que solicitar préstamos intempestivos. Para lograr esto de manera recurrente se deben establecer procedimientos administrativos y logísticos que garanticen el resultado.
- Si su empresa es contribuyente especial debe instruir a sus proveedores con respecto a sus fechas límite de recepción de facturas. Es decir, si el pago de las retenciones es quincenal, podrá recibir facturas hasta el día 13 y 28 de cada mes, como máximo, a fin de calcular el IVA retenido a cancelar en cada período.
- Verifique en el portal web de la Administración Tributaria los datos de su proveedor y, a ser posible, de la imprenta donde se realizaron las facturas. Se sorprendería al ver la cantidad de errores y omisiones que se presentan en los documentos. Desde facturas realizadas en facturas formalmente correctas con números de RIF errados hasta impresiones caseras que nada tienen que envidiar a una imprenta local.
- Es aconsejable cancelar los impuestos a través de medios electrónicos, procurando eso sí, mantener altos estándares de seguridad. He visto en más de una oportunidad que el pago no se hace dentro de los plazos estipulados porque falta una de las firmas de la compañía.
- Mantenga los registros de compras y ventas actualizados. Si se revisan y registran las facturas de compra y venta diariamente, los registros estarán permanentemente actualizados y el cierre de mes o trimestre no significará ningún problema. Le recomiendo leer Diez tips para mantener una contabilidad ordenada
- No espere hasta el último momento para aclarar las dudas. Si necesita facturar una venta no común, como por ejemplo una exportación, o está empezando a importar y no maneja fluidamente el IVA presente en estos casos, no dude en consultar a sus asesores para que lo ayuden con estos puntos. En Venezuela, la exportación tiene una alícuota del cero por ciento y los IVA de importaciones son calculados bajo normas muy específicas. Es increíble la cantidad de veces que he visto IVA de importación no aprovechado o confundido con los aranceles de importación…
- Archive, al menos en formato electrónico, las declaraciones de cada mes y sus correspondientes anexos: libros de compra y venta, listado de retenciones realizadas y recibidas en el mes, resúmenes de créditos y débitos fiscales y todos aquellos requisitos exigidos en las leyes y reglamentos correspondientes. Asegúrese de que estos archivos son actualizados periódicamente y resguardados en lugares adecuados.
- Asegúrese de cumplir con todos los requisitos formales relativos al IVA. Los libros de compras y ventas tienen formatos específicos dependiendo si se utilizan máquinas fiscales o talonarios de facturas, los comprobantes de retención recibidos deben ser vaciados en los libros de ventas y así, cada detalle de las transacciones.
- No pierda de vista la cesión de créditos fiscales que puedan ofrecerle otras entidades. Estos se venden a un porcentaje de su valor nominal y pueden significar un ahorro considerable para su empresa. Eso sí, busque empresas serias y conocidas que le suministren suficientes garantías de que han cumplido con todos los requisitos legales exigidos.
- Manténganse al día en materia impositiva, esto le permitirá conocer que aspectos debe modificar en sus sistemas administrativos y contables, que oportunidades se le pueden presentar y que aspectos ya perdieron su vigencia. Recuerde, el contar con unos buenos asesores fiscales le puede brindar grandes beneficios y evitar el incumplimiento de la ley.
- Por último, la declaración del IVA no tiene que ser una tarea estresante realizada siempre a última hora. De hecho, debe convertirse en un procedimiento administrativo más, que no reviste para Usted mayor problema.
El tema es bastante amplio y aquí solo tocamos algunos puntos de interés. En próximos artículos seguiremos comentando este impuesto…